Add employee dapat dilakukan secara satu per satu atau secara massal menggunakan template export import file excel.

Berikut cara untuk menginput karyawan baru secara satu per satu:

  1. Klik menu Employee
  2.  Klik "Add new employee" untuk input satu per persatu atau klik "Import Employee" untuk input secara massal
  3.  Untuk pengisian melalui "Add Employee" berikut panduan pengisian setiap fieldnya

Contact Info

First Name* : Isi dengan nama depan karyawan(sesuai dengan kartu identitas).
Last Name : Isi dengan nama belakang karyawan(sesuai dengan kartu identitas).
Email Address* : Isi dengan email karyawan. Email ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan.
Mobile Phone : Isi dengan nomor handphone.
Phone Number : Isi dengan nomor telepon rumahatau nomor telepon lain.

Personal Data

Place Of Birth : Isi dengan tempat lahir yang tertera pada kartu identitas.
Date Of birth* : Isi dengan tanggal lahir yang tertera pada kartu identitas.
Gender : Pilih jenis kelamin
Marital Status : Pilih status perkawinan
Blood type : Pilih golongan darah
Religion* : Pilih Agama
Identity Type : Pilih jenis identitas yang akan digunakan pada data karyawan.
Identity Number : Isi dengan nomor identitas yang berlaku
Identity Card Expiry : Isi dengan tanggal kadaluwarsa. Pilih "NO" untuk kartu identitas yang berlaku Permanent
Citizen ID Address : Isi dengan alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas.
Residential Address : Isi dengan alamat tempat tinggal. Centang apabila Residential Address sama dengan Citizen ID Address
Postal Code : Isi dengan nomor kode pos dari alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas. 

Employment Data

Employee ID* :Isi dengan nomor ID karyawan. Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Format ID karyawan disesuaikan dengan ketentuan perusahaan.
Barcode :Isi dengan nomor yang digunakan karyawan pada saat absen di mesin finger print. Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Nomor ini akan mempengaruhi proses upload absensi.
Branch* : Pilih cabang penempatan karyawan. Contoh: Pilih divisi atau departemen penempatan karyawan.
Organization Name* :Department
Job Position* :Pilih posisi atau jabatan karyawan pada divisi/departemen tersebut
Job Level* : Pilih level dari posisi karyawan pada divisi departement tersebut. Job Level akan berpengaruh pada komponen payroll yang dimiliki oleh level tertentu dan setting approval yang berlaku di perusahaan.  
Employment Status* :Pilih status kepegawaian karyawan.
Join Date* : Isi dengan tanggal masuk karyawan.Tanggal ini akan berpengaruh pada regulasi payroll yang berlaku di perusahaan(mis: bonus).
Grade : Golongan.
Class : Kelas di dalam golongan. 

Payroll details 

NPWP
NPWP Number : Nomor Pokok Wajib Pajak
Tax Configuration : Pilih tipe perhitungan pajak yang sesuai.
PTKP Status* : Pilih tipe PTKP Status yang sesuai
Salary Configuration : Pilih tipe perhitungan pajak upah.
Employee Tax Status : Status Pilih status pajak karyawan. Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan PPh21.
Overtime Status : Pilih status lembur untuk karyawan tersebut.
Taxable Date : Isi dengan tanggal pajak mulai dihitung dan laporkan.
Beginning Netto :Isi dengan jumlah netto yang diterima dari penghasilan sebelumnya (karyawan transfer atau karyawan join di tengah tahun)
PPH21 Paid :Isi dengan jumlah PPH 21 periode sebelumnya yang telah dibayarkan (karyawan transfer atau karyawan join di tengah tahun). 

BPJS
Bpjs Ketenagakerjaan Number : Isi dengan nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. Kosongkan apabila belum terdaftar.
BPJS Ketenagakerjaan Date :Isi dengan tanggal dimulainya perhitungan BPJS.
BPJS Kesehatan Number :Isi dengan nomor kepesertaan BPJS Kesehatan. Kosongkan apabila belum terdaftar.
BPJS Kesehatan Date :Isi dengan tanggal dimulainya perhitungan BPJS.
BPJS Kesehatan Configuration :Pilih konfigurasi BPJS Kesehatan. By Company: dibayarkan full oleh perusahaan. By Employee: karyawan membayar bagiannya. Default: mengikuti setting perusahaan (Payroll Configuration)  
How many family members does the employee want t add to his/her BPJS Kesehatan :Diisi apabila karyawan menanggung BPJS Kesehatan untuk keluarga selain istri dan maksimal 3 orang anak. Contoh: anak ke-4, ayah dan ibu mertua, saudara kandung/ipar, asisten rumah tangga,dll.  

Jaminan Pensiunan/JHT/JKK :
Jaminan Pensiun Date :Isi dengan tanggal dimulainya perhitungan BPJS.
Jaminan Pensiun Configuration :Pilih konfigurasi JP yang sesuai. By Company: dibayarkan full oleh perusahaan. By Employee: karyawan membayarbagiannya. Not Paid: Tidak dibayarkan. Default: mengikuti setting perusahaan (Payroll Configuration)  
JHT Configuration :Pilih konfigurasi JHT yang sesuai. By Company: dibayarkan full oleh perusahaan. By Employee: karyawan membayarbagiannya. Not Paid: Tidak dibayarkan.Default: mengikuti setting perusahaan(Payroll Configuration)  
JKK Configuration :Pilih konfigurasi JKK yang sesuai.JKK 1: tingkat risiko sangatrendah. JKK 2: tingkat risiko rendah. JKK 3: tingkat risiko sedang. JKK 4: tingkat risiko tinggi. JKK 5: tingkat risiko sangat tinggi.  

Salary Configuration :
Basic Salary : Gaji Pokok Karyawan
Salary Type : Tipe Salary karyawan Monthly atau Daily
Currency :
Bank Name : Nama Bank
Bank Account Number : Nomor Rekening Bank
Bank Account Holder : Nama Pemilik rekening Bank
Payment Schedule : Jika karyawan menggunakan cut off selain yang di setting default.

Berikut proses input massal menggunakan file excel :

  1. Dari menu employee klik "Import Employee" 

2. Klik "Click here to download" untuk mendownload template pengisian.

3. Setelah mendownload template, isi template sesuai panduan yang tersedia (arahkan kursor ke baris paling atas untuk melihat panduan pengisian). Perhatikan untuk format tanggal dan field yang membutuhkan kode-kode pengisian seperti field Gender, Marital status, dll.

4. Save file tersebut lalu klik "add employee" pilih kolom "import employee"  lalu klik "click here to upload" pilih 'file yang ingin di upload" lalu klik finish

5. Apabila ada kesalahan pengisian akan muncul error message sebagai panduan pembetulan pengisian.

6. Bila sudah dilakukan pembetulan, upload kembali file yang sudah direvisi. Proses import akan dilakukan secara keseluruhan, artinya bila import sukses, semua data akan masuk. Apabila ada satu field yang belum sesuai maka seluruh data tidak masuk.

Did this answer your question?