Add employee dapat dilakukan secara satu per satu atau secara massal menggunakan template export import file excel.

Berikut cara untuk menginput karyawan baru secara satu per satu:

  1. Klik menu Employee
  2. Klik "Add new employee" untuk input satu per persatu atau klik "Import new employee" untuk input secara massal

3. Untuk pengisian melalui "Add employee" berikut panduan pengisian setiap fieldnya

PERSONAL DATA

  • Employee ID*: Isi dengan nomor ID karyawan. Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Format ID karyawan disesuaikan dengan ketentuan perusahaan. 
  • Barcode: Isi dengan nomor yang digunakan karyawan pada saat absen di mesin finger print. Nomor ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Nomor ini akan mempengaruhi proses upload absensi. 
  • First Name*: Isi dengan nama depan karyawan (sesuai dengan kartu identitas). 
  • Last Name: Isi dengan nama belakang karyawan (sesuai dengan kartu identitas). 
  • Email*: Isi dengan email karyawan. Email ini bersifat unik dan berbeda untuk setiap karyawan. Dapat diisi dengan dummy terlebih dahulu. Jika karyawan belum memiliki email dengan syarat unsur email terdapat "@namacompany.com" (simbol yang dibold wajib ada).
  • Identity Type: Pilih jenis identitas yang akan digunakan pada data karyawan.
  • Expired Date Identity: Isi dengan tanggal kadaluwarsa. Centang checkbox untuk kartu identitas yang berlaku seumur hidup
  • No Identity: Isi dengan nomor identitas yang berlaku. 
  • Postal Code: Isi dengan nomor kode pos dari alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas. 
  • Citizen ID Address: Isi dengan alamat tempat tinggal yang tertera pada kartu identitas. 
  • Residential Address: Isi dengan alamat tempat tinggal. Centang apabila Residential Address sama dengan Citizen ID Address 
  • Place of Birth: Isi dengan tempat lahir yang tertera pada kartu identitas. 
  • Date of Birth*: Isi dengan tanggal lahir yang tertera pada kartu identitas. 
  • Mobile Phone: Isi dengan nomor handphone. 
  • Phone: Isi dengan nomor telepon rumah atau nomor telepon lain. 
  • Gender*: Pilih jenis kelamin.
  • Marital Status*: Pilih status perkawinan.
  • Blood Type: Pilih golongan darah.
  • Religion*: Pilih agama.

COMPANY DETAIL

  • Branch: Pilih cabang penempatan karyawan.
  • Organization Name*: Pilih Organisasi karyawan. Contoh : Pilih divisi atau departemen penempatan karyawan.
  • Job position: Pilih posisi atau jabatan karyawan pada divisi/departemen tersebut. 
  • Job level: Pilih level dari posisi karyawan pada divisi departement tersebut. Job Level akan berpengaruh pada komponen payroll yang dimiliki oleh level tertentu dan setting approval yang berlaku di perusahaan.  
  • Employement status: Pilih status kepegawaian karyawan.
  • Join date: Isi dengan tanggal masuk karyawan. Tanggal ini akan berpengaruh pada regulasi payroll yang berlaku di perusahaan (mis: bonus). 
  • Grade: Pilih golongan karyawan.
  • Class: Pilih kelas di dalam golongan.
  • Schedule*: Pilih jadwal kerja karyawan.
  • Approval Line: Pilih nama karyawan yang dijadikan sebagai jalur approval (optional).

PAYROLL

  • Basic Salary*: Isi dengan gaji pokok karyawan.
  • NPWP: Isi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak karyawan.
  • PTKP Status*: Pilih dengan tipe PTKP status yang sesuai.
  • Bank Name: Isi dengan Nama Bank karyawan.
  • Bank Account: Isi dengan Nomor Rekening karyawan.
  • Bank Account Holder: Isi dengan Nama Pemilik Rekening karyawan.
  • BPJS Ketenagakerjaan: Isi dengan nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan. Kosongkan apabila belum terdaftar. 
  • BPJS Kesehatan: Isi dengan nomor kepesertaan BPJS Kesehatan. Kosongkan apabila belum terdaftar. 
  • BPJS Kesehatan Family: Diisi apabila karyawan menanggung BPJS Kesehatan untuk keluarga selain istri dan maksimal 3 orang anak. Contoh: anak ke-4, ayah dan ibu mertua, saudara kandung/ipar, asisten rumah tangga,dll.  
  • Tax Configuration:  Pilih tipe perhitungan pajak yang sesuai. 
  • Type Salary: Pilih tipe pembayaran upah yang sesuai (bulanan atau harian). 
  • Salary Configuration: Pilih tipe perhitungan pajak upah. 
  • Taxable Date: Isi dengan tanggal pajak mulai dihitung dan laporkan. 
  • JHT Configuration: Pilih konfigurasi JHT yang sesuai. By Company: dibayarkan full oleh perusahaan. By Employee: karyawan membayar bagiannya. Not Paid: Tidak dibayarkan. Default: mengikuti setting perusahaan (Payroll Configuration).
  • Employee Tax Status: Pilih status pajak karyawan. Hal ini akan berpengaruh pada perhitungan PPh21. 
  • Jaminan Pensiun Configuration: Pilih konfigurasi JP yang sesuai. By Company: dibayarkan full oleh perusahaan. By Employee: karyawan membayar bagiannya. Not Paid: Tidak dibayarkan. Default: mengikuti setting perusahaan (Payroll Configuration).
  • NPP BPJS Ketenagakerjaan: NPP atau Nomor Pendaftaran Perusaahaan merupakan field pengganti JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja). Pada field ini Anda bisa memilih rate JKK karyawan sesuai dengan cabang mana karyawan tersebut ditempatkan, tidak terpaku hanya pada JKK kantor pusat. Jika field ini diisi kosong maka akan mengikuti default dan apabila tidak sesuai dengan branch maka akan muncul message invalid NPP.
  • Overtime Status: Pilih status lembur untuk karyawan tersebut.  
  • BPJS Kesehatan Configuration: Pilih konfigurasi BPJS Kesehatan. By Company: dibayarkan full oleh perusahaan. By Employee: karyawan membayar bagiannya. Default: mengikuti setting perusahaan (Payroll Configuration).
  • Overtime DayOff Default: Pilih jenis perhitungan lembur pada saat hari lilbur.
  • Beginning Netto: Isi dengan jumlah netto yang diterima dari penghasilan sebelumnya (karyawan transfer atau karyawan join di tengah tahun).
  • PPH21 Paid:  Isi dengan jumlah PPH 21 periode sebelumnya yang telah dibayarkan (karyawan transfer atau karyawan join di tengah tahun). 
  • BPJS Ketenagakerjaan Date: Isi dengan tanggal dimulainya perhitungan BPJS Ketenagakerjaan. 
  • BPJS Kesehatan Date: Isi dengan tanggal dimulainya perhitungan BPJS Kesehatan. 
  • Jaminan Pensiun Date: Isi dengan tanggal dimulainya perhitungan Jaminan Pensiun. 
  • Payment Schedule: Pilih jadwal proses payroll jika karyawan menggunakan cut off selain yang di setting default.
  • Prorate Type: Pilih tipe prorate jika karyawan menggunakan prorate selain di setting default.

Berikut proses input massal menggunakan excel :

  1. Dari menu Employee klik "Import New Employee"

2. Klik "Click here to download" untuk mendownload template pengisian. 

3. Setelah mendownload template, isi template sesuai panduan yang tersedia (arahkan kursor ke baris paling atas untuk melihat panduan pengisian). Perhatikan untuk format tanggal dan field yang membutuhkan kode-kode pengisian seperti field Gender, Marital status, dll.
4. Save file tersebut lalu kembali ke halaman talenta.co dan klik "skip this step".

5. Lalu klik "Upload" dan pilih file template yang baru saja diisi.

6. Apabila ada kesalahan pengisian akan muncul error message sebagai panduan pembetulan pengisian.

 7. Bila sudah dilakukan pembetulan, upload kembali file yang sudah direvisi. Proses import akan dilakukan secara keseluruhan, artinya bila import sukses, semua data akan masuk. Apabila ada satu field yang belum sesuai makan seluruh data tidak masuk.


Demikian cara menambahkan karwayan secara satu persatu dan secara massal.

Did this answer your question?